Si habías oído hablar de Flows, que sepas que ha evolucionado y ahora es Power Automate, ¿conoces Power Automate, el RPA para Office 365, de Microsoft?, aquí te contaremos en que consiste.

¿Qué es Power Automate?

Power Automate, antes llamado Microsoft Flow, es un sistema de cloud que nos permite automatizar los procesos dentro de nuestro negocio, facilitando procesos y creando flujos de trabajo donde se integran distintas aplicaciones de Microsoft, redes sociales o servicios cloud. Estos flujos de trabajo podrán ejecutarse desde dentro de la aplicación en uno o más registros y realizar una gran variedad de tareas, facilitando sobre todo aquellas que suelen ser repetitivas y que consumen gran cantidad de tiempo.

Esta herramienta incluye plantillas que harán que su uso sea mucho más sencillo e intuitivo, además de dividir sus flujos en:

Flujos Automatizados

Este tipo de flujo se activa cuando un evento preseleccionado ocurre. Por ejemplo, cuando documento es actualizado, los colaboradores que tengan acceso a él recibirán una notificación.

Flujos Programados

Este flujo se activa en el momento que lo programes, por ejemplo el envío de una alerta a tus colaboradores sobre algún evento próximo.

Flujos de botón

Estos flujos se activan cuando tú decidas a través de un botón.

Ventajas de PowerAutomate

Ahora que sabes que es Power Automate de Microsoft, te vamos a explicar más a detalle las ventajas que tiene este sistema:

Integración fácil y perfecta con otras aplicaciones

Power Automate nos permite integrarla de forma fácil y sencilla con otras aplicaciones o servicios gracias a diversos conectores. Un conector une dos aplicaciones. De esta forma garantiza que los datos se muevan de forma automática de una aplicación a otra.

Compartir y acceder a datos

Con la ayuda de distintos conectores, Power Automate nos ayuda a que los datos se muevan fácilmente de una aplicación a otra, lo que permite que se compartan y nos da un fácil acceso a los datos que necesitamos, cuando los necesitamos.

Automatización rápida y segura

Esta herramienta al estar basada en la nube nos permite a todos construir rápida y fácilmente flujos de trabajo seguros sin necesidad de código. Es tan fácil como dar clic.

Trae la inteligencia a los flujos de trabajo

Con esta herramienta podrás automatizar las tareas más tediosas y manuales con capacidades de inteligencia artificial pre ensambladas. Esto permite a nuestros colaboradores enfocarse en lo que verdaderamente importa.

Mejora la eficiencia

Incorpora flujos de trabajo eficientes que van desde asignaciones singulares hasta procesos a gran escala, lo que nos ahorrará una gran cantidad de tiempo y nos permitirá trabajar de una forma mucho más eficiente.

¿Qué es AI builder?

¿Te gustaría usar inteligencia artificial para obtener información relevante para tu negocio? Con AI Builder de Microsoft, podrás hacerlo y con muy poco código.

AI Builder es una plataforma que a través de su interfaz simple nos permite implementar IA a nuestros proyectos sin necesidad de saber codificar de forma profesional.

¿Qué puedo hacer con AI Builder?

Reconocimiento de texto

Esta herramienta procesa automáticamente el texto de las imágenes y usa un avanzado sistema de reconocimiento óptico de caracteres para buscar y leer cualquier texto en fotografías o documentos escaneados.

Reconocimiento de objetos

Esto te permite entrenar una inteligencia artificial para reconocer tipos específicos de objetos, lo que nos podría ayudar a tareas como la gestión de inventarios.

Predicción

AI Builder nos permitirá analizar grandes cantidades de datos, descubrir patrones y utilizar esta información para predecir el futuro, respondiendo a preguntas con respuestas como si/no, verdadero/falso, pasa/falla, etc.

Procesamiento de formularios

Nos permite importar de forma rápida datos de documentos en papel o PDF a tablas que podemos utilizar posteriormente con tan sólo 5 formularios como ejemplo para crear que la aplicación funcione.

Clasificación de categorías

Logra reconocer los patrones de lenguaje, etiquetando y clasificando los contenidos de forma automática y llevando a cabo tareas como análisis de opiniones, detección de spam y enrutamiento correcto de las solicitudes de los clientes. 

Desventajas de PowerAutomate

Aunque es cierto que esta herramienta nos ayuda a trabajar de forma más eficiente y mejora nuestros procesos en gran manera, también es verdad que tiene algunas desventajas, aquí te decimos cuáles:

No podrás iniciar un segundo flujo como acción continua

Esta herramienta no nos permite iniciar un segundo flujo como acción continua del flujo primario, lo que nos obligará a crear un flujo nuevo desde cero, lo que puede resultar repetitivo y tedioso, sobre todo cuando cada excepción y variación debe definirse cada vez desde cero.

No puedes reordenar los pasos

Power Automate no nos permite reordenar los pasos definidos en cada flujo, una vez que determines el primer paso y agregues dos o tres más, no podrás volver atrás y agregar uno entre ellos, ni reorganizar el orden de los mismos, dejando como única opción el iniciar de nuevo desde cero, tomándonos más tiempo del esperado.

Complejidad de recrear un flujo o reconectarlo a nuevas listas

Una vez que se crea un flujo será imposible moverlo o conectarlo a nuevas listas, es decir, si por ejemplo se ha programado una alerta para un colaborador, será imposible modificarlo y agregar a otro colaborador a esa misma alerta, por lo que tendremos que crear un nuevo flujo específicamente para el segundo colaborador.

Formateo de correos electrónicos de aprobación

Si deseas crear un correo electrónico de aprobación, Power Automate podrá automatizar el proceso de envío, pero este no tendrá ningún formato, además de que suelen tener problemas con las pausas de HTML, alterando la vista final del correo.

Además PowerAutomate no nos permite ver ningún comentario en el correo electrónico de aprobación, ni quién hizo clic en aprobar.

Integraciones de Power Automate

Además de integrarse con todas las soluciones de Microsoft (Sharepoint, Azure AD, Office 365), hay que destacar que se integra con prácticamente cualquier herramienta propia y de terceros, como por ejemplo:

  • Bases de datos:
    • PostgreSQL
    • Oracle
    • MySQL
    • SQL Server
  • ERP y CRM
    • SAP
    • Salesforce
    • Dynamics
    • Pipedrive
  • Correo:
    • Outlook
    • Gmail
  • Archivos:
    • Box
    • OneDrive
    • Google Drive
  • Firma digital:
    • DocuSign
    • SignNow
    • SignRequest
  • Redes sociales
    • Linkedin
    • Twitter
    • Youtube
    • Instagram
    • Facebook
  • Blockchain:
    • Ethereum
    • Corda